3月は「解約立会」「リフォーム手配」「入居前セットアップ」と管理課業務が忙しい時期です。

忙しい時期は、更に忙しくなると決まっているのか上記に加えて修理系のリクエストも発生するものです・・・


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と、言っても2年前から新人君が管理課に配属されたお陰で、自分に関しては今のところ売買系の業務とオーナーさん訪問に専念している感じですので、大変なのは管理課S君と新人君なのでしょう。

まぁ 3月の中旬からは「立つ学生後を濁す」の時期ですので自分にも出動命令が出るのは覚悟しているところです・・・

うちの管理課スタッフは現場対応だけでなく、報告に関しても手間を掛けています。

1以前は、問題が起きても電話報告程度で済ませていましたが、ここ最近は最低でも社内メールに記録を残すように徹底しています。

自分の記録マニアぶりが管理スタッフも伝わったようで、かなりのデータが貯まってきました。






rousui1先日メールで流れてきた写真は管理課S君が対応した案件ですが、1階にお住まいの入居者さんより「トイレの天井から水が垂れてくる」との連絡が入り対応したものです。





rousui2結論的に言うと、2階の排水管からの漏水だったのですが、漏れている個所を開口して発見したり水道屋さんの修復、大工工事、内装工事等だけでなく、トイレが使えない事に対して空き部屋をセッテイングしたりの調整業務で苦労したのです。





「修理終わりました」

だけでオーナーさんに報告してたら「やっと普通に戻った」で終わっちゃいますよね・・・


こうして記録を残す事で、オーナーさんには「自分の物件で何が起こったのか」理解してもらえますし、将来売却する時にも修繕履歴の残っている真面目なオーナーの所有物件となる事でしょう。

管理する側としても、同じような事例が発生した時のデータベースとして役に立つ訳です。

自分、何度か書いたことがありましたが、賃貸管理ソフトの修繕データベースが使いにくいので、報告系の保管にはGmailを使っています

写真、見積書、配布文書、等々いろいろ社内で共有しておけば、調べたい時にキーワードで検索出来ますし、スマホからでも情報が確認できて実に便利です。

ホント良い時代になったと感じていますが、「記録」しなければ頭の中にある「記憶」だけになります。

そこら辺、自信がある方以外は記録しておきましょうね。


ではまた明日



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