賃貸管理クレーム日記

賃貸管理担当者による日記です。 不動産コンサル会社に転職後もいろんな出来事に遭遇してます。

会社のこと

進化させるために

自分の勤務先は今年45期目の古い会社です。

自分自身、平成8年に中途採用で勤務し始めてから長い年月が経ちましたが、お陰様でいろいろな経験を積むことができました。

今年の5月から会社を更に発展させないといけない立場になり、日々の業務に追われながらも考えていたのですが、何か新しい事をする時にも既存の業務を滞りなく回さないといけません。


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そこら辺、仕事をしやすくする為の環境改善や、PC系の買い替え等を進めていますが、結局のところ回しているのは「人」です。

と、言うことで9月より優秀なスタッフを採用させて頂きましたが、調子に乗って更に募集します。

IMG_0753前回は、ネット系の求人情報で採用できたのですが、今回は実に反響が悪く、昨日ハローワークへ行って求人登録してきました。

「未経験者でも丁寧に教えますけど、できれば経験者が良いです」等々、希望を伝えてきましたが、未経験者向けの給与額の表示だと経験者が来ない感じがします。


かと言って、経験者の給与を決めると言う場合は、単純に決められるものでは無いかと思ってます。

2e92a7adとりあえず、前回出した条件と同じ事務職で求職票を出してきましたが、賃貸管理の仕事全般を経験したいと希望するやる気ある方を求めます。








昨晩、管理課S君(管理課長です)と人を採用するのに良いアイデアが無いか打ち合わせたところ・・・

クマ 「誰か知り合いで経験者とか未経験でも真面目な人いないの?」

S君 「いやぁ あまり知り合いを採用ってのも良くないかと・・・」

クマ 「ネットの求人募集が全然反響無いんで職安と地元の求人チラシ頼んだけど経験者って近所にいない気がするんだよね」

S君 「未経験者でもやる気あれば教え込みますから問題ないですよ、何だったらアパート住んでる大学生で就職決まってないのに声掛けましょうか?」

クマ 「えっ 新卒? 全然考えてなかったけど大丈夫かな・・・」

S君 「それは、自分達と本人次第ですよ」

S君によると、修繕に行った先で実に礼儀正しい女子学生さんがいたとの事で、本人さんさえ良ければ声掛けてみたいとの事でした。

どうなるかわかりませんが、経験・未経験・学生さん問わず募集しますので、エリア(埼玉県久喜市)的にOKな方、ご連絡頂ければと思います。

一緒に会社を進化させて行ければ嬉しいです。


ではまた明日


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やっとLED化・・・

IMG_0137「今時はLEDにした方が良いと思いますよ」

と、管理物件のオーナーさんには共用灯の器具が壊れる度におススメしているのに、会社の蛍光管に関しては数十年前の40W直管を大事に使っていました。






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蛍光管が切れる度にLEDにしようかと言う話が持ち上がるのですが、数年前に取った見積もりでは100万円を超えていたので仕方なく普通の蛍光管で交換してきました。

が、ここ最近器具自体の故障が目立つようになって再度見積もりを取ったところ半額近い感じになっていたのでお願いしました。

親しくしている電気工事屋さんが言うには数年間でだいぶLED器具自体が値下がりしているのと、蛍光管はゆっくりと滅びる運命だとのこと。

クマ 「LEDの管だけ交換だともっと安くなるでしょ?」

電気屋 「管だけも出来るのあるけど、元々の器具が寿命なんだから交換しなきゃ」

クマ 「そっか・・・ じゃぁ全交換でお願いしたいんですけど、定休日1日で終わりますかね?」

電気屋 「1階のお店と2階の事務所で結構あるから何かあると夜になるかも」

クマ 「じゃぁ1階やって行けそうだったら2階もやる感じでお願いします」

電気屋 「なるべく1日で終わらせるように段取りしときます」


IMG_0158朝8時集合で最初は4人くらいで作業していたのですが、続々応援が来てピーク時は10人くらいで作業してくれました。

こう言う時に社員数の多い電気設備屋さんには助けられます。






IMG_0156ワンフロア30坪程度なのですが、1階店舗部分の作業が終わったのがお昼挟んで午後2時くらい、2階の事務所に関しては3時間くらいで終わりました。









IMG_0157大量の照明器具の残骸をトラックに詰め込んで事務所内の掃除をして撤退したのが午後5時でしたので、正味8時間でやってくれた感じです。









IMG_0159かなり明るくなりました。

ただ、これが数日で慣れて普通の状態になるのでしょう。

それ以前に朝出社して誰も気付かなかったらショックです・・・






さて、本日は夕方から都内に出てアパート4棟の売買契約です。

営業課N君が長い間頑張ってくれて、いろいろ書けない話を乗り越えてやっと決まった契約ですので、ちょっとドキドキです。

買主さんの会社で契約なのですが、ビルの30階くらいの場所にオフィスがあるそうで、高所恐怖症のN君は別の意味でドキドキなのだそうです。

彼の高所恐怖症はかなりのもので、以前東京タワーに無理やり登って腰が抜けそうになるほど後悔して以来、絶対に高い場所には行かないと宣言している程なのですが、今回は責任ある重要事項説明と契約締結を仕切ってもらう訳なので逃げられません。

どうなりますでしょうかね

ではまた明日


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できるでしょ?

「この人にしか頼めない」

と、聞くと何となく優秀な人がいて頼れるようなイメージがありますが、そんなのは良くないことだと思ってます。

「出来る人に任せる」と、言うのが安心で無難だとは思いますが、「誰に頼んでもできるから」を、増やす為に属人的な業務を減らしていき、他のスタッフでも対応できる体制作りを目指しています。


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今回は、管理課K1さん(女性・勤続二十数年)の仕事がパンパンな状態になってきたので、今月入社した新人さん(30代・女性)に業務の一部を担ってもらおうと思い、家賃集計システム関連の業務を引き継ぎすることにしてもらいました。


管理課K1 「簡単に言うけど教えるって大変なのよ」

クマ 「そうだけど、教えないでわかるような仕事じゃないんだから」

管理課K1 「そんな事わかってるけど、忙しすぎて時間が無いのよね」

クマ 「じゃぁ手順のマニュアル作ってくれるかな?」

管理課K1 「はぁ? もっと無理よ、そんな余裕ないんだから〜」

新人さん 「私、説明受けながらマニュアル作りますから」


管理課K1 「そうしてもらえると助かる。 特に毎月25日以降は家賃の集計が始まるから忙しくてパンク寸前なのよ」 

そんな感じで、新人さんと一緒に今月の家賃集計をしてもらいながらマニュアル化して行くことになりました。

今回の属人化解消ミッションは家賃の集計業務です。

今どきは通帳に記帳された名前を契約者一覧でチェックするなんて感じではなく、銀行の口座データをPCに取込んで管理システムにマッチングさせています。
半分以上は自動対応なのですが、社宅代行さんや何室も借りている大手法人、保証会社が複数の物件の賃料をまとめて払ったりする等、イレギュラー対応がでてくるので、機械に全てお任せなどと言うレベルには至っておりません。

で、仕事は新人さんのパソコンに銀行データの引込ソフトを入れる事と、賃貸管理システムの設定をする事から始める感じです。

管理課K1 「私、そんなの全然わからないから頼みます」

クマ 「え・・・ 銀行の担当と管理ソフトの担当に電話して聞きながらやってみてよ」

管理課K1 「いやいや、説明するのが苦手なんだから無理だって」

クマ 「俺なんて入金のマッチング一度もやったことないんだから普段からやってること言えばいいだけだよ」


と、言いながら賃貸管理ソフトをいじってみると何だかそんな複雑に感じません。

銀行から送られたデータを賃貸管理サーバの保存ファイルに入れて、管理ソフトから読み取ってるだけだから、大したことないと思い設定完了。

クマ 「多分、これでOKだと思うよ」

管理課K1 「良かった〜 じゃぁ やり方教えるからメモ取ってね」


新人さんへの指導が始まり、安心して業務に戻った10分後・・・


管理課K1 「データ取れてるんだけど入金額が1100万円になってたりするのよ」

クマ 「え〜 ・・・ 壊れちゃったかな?」

管理課K1 「これ、壊れちゃったじゃ済まないと思うけど・・・」

クマ 「ホントに1100万円振り込んだ人がいるとか」

管理課K1 「いる訳ないでしょ! 冗談言ってる場合じゃなくてヤバ過ぎるわよ」


入金管理システムを壊してしまったとするとホント冗談では無くなります。

IMG_0134仕事を中断して銀行や賃貸管理ソフトの会社に電話して復旧方法を教えてもらい1時間くらいかけて設定を直しました。

何か、銀行のデータを読み込む設定が間違っていたのが原因でしたが、入出金関連の分野をいじっちゃダメだったと反省しています

出来る人に任せる場合は、ホントに出来るのか見極めが大切です






IMG_0131 1夜は、当社の営業課N君、新人君とグループ会社の売買担当と飲み会。

地元飲みだったのと、仲間同士話が盛り上がった事でお店の閉店時間まで飲んでしまいました。

楽しいひと時でしたよ







IMG_0132そして、本日26日は定休日なのですが、朝8時に出社して会社の照明器具交換に立ち会っています。

大昔から使っていた蛍光管タイプの直管を全部LEDに交換するのですが、管だけの交換ができないとの事で全器具交換となりますので、休業日にしか作業できません。

夕方までに終われば良いのですがね・・・




ではまた明日


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人を増やす・・・

図1こんなのだったっけ?

と、郵便局で買ってきてもらった200円の収入印紙を見て違和感を覚えましたが7月からデザインが変わったそうです。






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今月から営業事務の新人さんが入社してくれたので、印紙や切手の買い出しだけでなく、いろいろと細かい仕事を頼めるようになりました。

5月に新体制となってから4ヶ月目にしての入社でしたが、今どきはなかなか人を採用するのが大変な感じです。

会社を強くしていくには、働いている人を強くしていく必要がありますが、頭の中でやりたい事が思い浮かんでも、余裕がないと考えてるだけの状態となりますし、仮に頑張って新しいことにチャレンジすると、何かしらが疎かになったりします。

と、なるとスタッフを補強する必要があるのでしょう。

うちの会社は賃貸管理業務と賃貸営業、売買仲介が主な売上なのですが、メンバーが減っている中で売買仲介を強化してきた感じです。

ここらへん、波がある売買系だけでなく基本に立ち返って管理業務も伸ばしたいと考えるようになりました。

で、時給1000円で管理事務スタッフのパートさんを募集してみましたが全く反応無し・・・

そうなると正社員で募集しようかと思うのですが、正社員なら管理事務(更新や見積・請求書作成等)だけでなく、コールセンター的な対応や、リフォーム提案営業、緊急対応、オーナー開拓等々、望むことが多くなってくる訳です。

まぁ高額の給料が払えれば経験者を雇うとかできると思いますが、未経験でもやる気がある人なら教育していけるのでしょう。

考えをまとめたら正社員募集の広告を出してみようと思うので、その際はブログでも報告しますね。


IMG_2430昨晩は、営業事務の新人さん(30代女性)の歓迎会でした。

お肉の美味しいお店で大変満足しましたが、新人さん結構飲めるタイプでその後、数名でカラオケへ







かなり飲んでしまいましたが楽しいひと時でしたよ


さて、本日19日は定休日です。

午前中は家のノルマを片して、午後はコンタクトレンズかメガネを作りに行こうかと思ってます。

夕方は六本木に移動して飲み仲間と飲み会。

その流れで飲み仲間のささき三枝さんのライブに行ってきます。

ライブってのは初めてなので楽しみです。


ではまた明日


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Profile
クマ
不動産販売会社で7年間マンション・一戸建販売を経験。
その後、賃貸管理が中心の不動産会社にて10年間クレーム対処担当者として経験を積みました。
平成18年10月16日より株式会社シーエフネッツに転職。
平成18年12月1日〜平成19年5月31日まで株式会社月極倶楽部に勤務してサブリース・マンスリーマンション運営業務を行う。
平成19年6月1日〜8月31日まで。
オーナーズエージェントオペレーションセンターにて全国区でクレーム受付業務を行う。
平成19年9月1日よりシーエフネッツ本店勤務
プロパティマネジメント事業部元マネージャー
平成21年12月1日より埼玉県久喜市シーエフネッツ加盟店ベルデホーム株式会社 統括部長

(保有資格)
全米不動産管理協会認定
CPM(不動産経営管理士)
マンション管理士
不動産コンサルティングマスター
相続対策専門士
宅地建物取引士
管理業務主任者
ファイナンシャルプランナー
賃貸不動産経営管理士

IREM JAPAN 会員
日本ファイナンシャルプランナーズ協会会員

本名:熊切伸英


取材履歴
(平成20年11月)
フジテレビ カスペ「お客様は王様かよ」に「賃貸クレーム担当者密着」で約17分出演。
(平成21年2月)
テレビ朝日 「スーパーモーニング」に「クレーム担当者密着」で約13分出演
(平成21年4月)
テレビ朝日 「スーパーモーニング」に上下階騒音トラブルのインタビュー出演
(平成21年5月)
テレビ朝日 「スーパーJチャンネル」「薄型テレビ購入者密着取材」で約5分間出演
(平成22年2月)
日本テレビ 「NEWSリアルタイム」「クレーム担当者密着」で約15分間出演

出版関係

平成22年4月から平成23年3月まで「月刊満室経営新聞」連載
平成22年10月「助けてクマさん!賃貸トラブル即応マニュアル」出版
平成23年5月より平成24年5月まで「週刊住宅」連載
平成30年2月「帰ってきた 助けてクマさん!賃貸トラブル即応マニュアル」出版
連絡先
kumakiri324@gmail.com