賃貸管理クレーム日記

2005年より続いている賃貸管理担当者による日記です。 賃貸管理の他に売買、相続案件の対処等々いろいろ経験中。 人間ドラマ連続のブログ記事には同じような状況の方も多くいらっしゃることでしょう。 日記の枠を超えた考えさせられる物語を毎日更新でお届けしています。

会社のこと

良い仕組みだった?




新しいことを始める。
    ↓
普段やらない事をやることになる。
    ↓
以前の方が良いと感じる。



そう言う感覚を乗り越えないといけない時期なのでしょう・・・



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昨日は、賃貸管理の基幹システムの大幅バージョンアップに関して1回目の操作指導がありました。

システム屋さんが、「営業部門」→「経理部門」→「管理部門」と3部類に分けて1日掛けて新しい仕組みが「どんなものか」を説明してくれました。


IMG_3805自分は管理部門での説明に参加したのですが、想像以上に進化しているもので、全部出来るようになれば大幅に業務効率化が実現できます。

ただ、何と言うかスマホなんかで良く言われている通り、全部の機能を使える訳でも無く、代表的な機能を使って後は使わない的な状態になることが多くあるものです。





自分が今回特に実現したいのが、普段の業務を自動化することです。

例えば電話で入居者さんから受けた不具合対応だとすると

「連絡を受ける」→「出動」→「現地確認」→「修理見積もり」→「請求手続き」→「入金管理」→「報告書作成」→「月次での集計手続き」

と言ったバタバタと対応していた部分を一本化することで自動化したいのです。


今でも20年以上前から使っている賃貸の基幹システムである程度のことは出来るはずなのですが、正直言って使いにくかったので、当社独自の進化をしてきた感じです。

ブログの記録をたどると平成21年よりメール共有の仕組みを使うようになったと書いてありますので、12年前からGmailの仕組みを利用してデータを共有したり送られて来た内容を元に見積もりを作ったり報告書を作って来た訳です。

正直言って、検索性能抜群のGoogleの仕組みを利用したことで写真も含めた蓄積データの活用がハイレベルに出来ている状態だと自分は思っています。

例えば、「〇〇マンション 漏水」のキーワードで過去の漏水履歴を確認すると該当する内容が瞬時に出てきます。

会社のPCの前にいなくても自宅でも現場でもスマホさえあれば同じことが出来ますので、ホント素晴らしい仕組みだと今でも思っています。

が、流石にメールで情報共有する仕組みだけで見積書の作成や集計業務が自動的に出来る訳ではありませんので、更に仕事の出来る基幹システムの仕組みに頼ってみようと思った訳です。

想像通り、スタッフの感想は「前の仕組みは捨てがたい」で、どっぷり慣れてきたことを変える難しさに直面した状態です。


まぁ 久しぶりの大幅改革ですので反発や不満が出ると思っていますが、来年の今ごろには新しい仕組みに慣れている事でしょう。

効率化できる事務処理の部分を機械に任せた分、人にしか出来ない営業活動や折衝業務に専念するってのが今回の目的なので、会社の成長に繋がったと目に見える日が来ることを期待しています。



さて、本日は午前中にインタビュー取材に対応します。

午後は年末のご挨拶で訪問できるオーナーさんをまわって来る予定です。

ホント早いもので「良いお年を」の時期になっちゃいましたね


ではまた明日


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感謝してます。




「会社にいない時があるから、せめて前の日に電話して下さいね」

と、昨日朝一番でアポなし訪問された物件管理や不動産購入でお世話になっている社長さん(70代後半)に伝えたのですが、「俺は暇だから全然大丈夫だ」とのこと・・・


収益系不動産を更に買い進めたいと言う気持ちが日増しに強くなり、良さげな土地情報や中古物件が出ると即相談に来てくれます。

大変ありがたい話なので嬉しいですが、アポなし訪問は勘弁です



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クマ 「おはようございます社長、こないだの古戸建ての回答の件ですね」

社長 「いや、あんな安い物件は話が進んだら契約して終わらせるだけだよ」

クマ 「そうですね、先方の業者さん的には社長が一番手で進めているって話ですけど、売主さんと調整してるみたいですから」

社長 「その話じゃ無くて、こないだクマさんが高いから魅力無いって言ってた土地の件なんだけど、あれ買おうと思う」

クマ 「え・・・ 確かに良い物件ですけど、かなり強気の金額だから土地から買って建物建築してたら収益的に全然魅力無いと思いますよ」


社長 「いいんだよ、土地を俺が買って建物を会社で建てるとか考えたんだ」


何かここ数日間でじっくり考えたそうで、社長さんには大変魅力がある土地に見えるそうです。

社長 「以前うちのアパート建てた〇〇社にプラン書かせるから売主側の不動産業者に購入を検討してるって伝えて欲しいんだよ」

何とも、朝から急展開すぎる話になりました。

IMG_3363「冷静に考えましょうよ」と、言っている間に物件が売れちゃって恨まれても困りますし、実際に建築プランを入れてみれば、思っている通りの採算が取れるのか判明する訳ですので、営業課N店長に元付業者へ打診と詳細資料を頂くようお願いしました。

多分、1週間程度で結論が出るとは思いますが、ヤル気に満ちた勢いに怖いものを感じます。






まぁ 仕事的には一番良い状態かと思いますが、建築メーカーさんの方は、受注できるような収益性の高いプランを書いて来ると思うので、現実離れしているとか指摘しないといけないと思っています。

売買だけでなく、客付け&管理会社として継続してお付き合いさせて頂きますので・・・


この件、続きが出来ることでしょう。



さて、1年くらい前から当社のIT部分を強化するためにいろいろ仕組みを進化させていることを書いて来ましたが、IT重説に始まり内見予約とか申込をWEB経由で出来るようになった感じです。

結構お金が掛かっていますが、その中でも国のIT導入補助金制度を使って現在使っている基幹ソフトの大幅刷新をしようと考えていました。

あまり生々しい金額を言うのは止めておきますが、昨日無事に補助金を頂けることになりました。

金額にするとプリウス1台分な感じですが、実に助かる制度だと思います。


いろいろな出来事に感謝です


ではまた明日


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出会いに感謝です。




昨日(9日)は定休日でしたが、社員の多くが集まってバングラディシュに帰国することになったラフィ―君の壮行会をしてきました。

お別れ会じゃ寂しいから壮行会にしようとの気持ちが強いので、お酒無しでも楽しく送り出す感じのランチ会でした。



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ラフィ―君は当社に新卒入社する前のバイト期間も含めると1年6か月くらい仕事してくれた感じですが、最初の頃は、ゆっくり話をするとか日本語から教える気持ちで接していましたが、ホント1年程度で日本人と変わらない会話能力が身について全く手加減しないで会話していましたし、電話応対も普通に対応してくれていました。

不動産会社の電話応対が難しいと感じる最初のつまずきは、「物件名が聞き取れない」ことかと思います。

これは、日本人スタッフが新人で入った時も中途で入った時も同じで、入居者さんからの電話で物件名を聞いてフランス語の長い名前とかいきなり言われても聞き取れないのです。

自分も転職した際に味わったのですが、どんなに管理業務に自信があっても問い合わせの一発目でつまづいてしまうと、会話のノリが悪くなって怪しく思われてしまうトラップなのです。

そんな感じで誰がやっても難しい対応を見事に乗り超えてくれたのは、聞き取り能力の優秀さと日頃から空き物件一覧のデータ作成をしていたことが大きかったのでしょう。

優秀なスタッフとは彼のような人を言うのだと、退職が決まってから再認識したところですが、考えてみれば遠く離れた日本へ行って学ぼうと高校生の時に考えて日本へ留学できるだけでも選ばれた能力と送り出せる環境があった訳なので元々優秀だったのでしょう。

日本語学校1年→日本の大学4年→技術・人文知識・国際業務の就労系在留資格認定→就職→日々日本語と業務を吸収→日本語での運転免許試験も教習所に通わず試験場で受験して合格 な感じですので、努力を積み重ね続けていた根性も大したものです。



いろいろ文化の違いなんかもあったのですが、特に彼の場合は宗教上の理由で豚肉系がダメとか、お祈りの時間があるとか自分から見ると大変そうに見えました。

一度、2人で高速道路のサービスエリアで食事したことがあるのですが、豚肉が入っていない食事と言うことでメニューから選びまくって彼が決めたのが冷やし中華だったのですが、メニューサンプルには無かったハムが付いて来てしまったことがありました。

ラフィ 「・・・ハムは豚肉なので食べられないです」

クマ  「そっか、サンプルには無かったのにね、じゃあハムを俺が食べるよ」


と、言ったのですが、一度お皿に載ってしまったら食べてはいけないのだと言うのです。

そこら辺が単純に好き嫌いで食べられないと言っている場合との違いで驚きました。

かわいそうに、その日は別のお皿で来たサラダしか食べなかった感じです。


そんな事があって、今回の壮行会の食事場所の選定も大変でした。

彼は、「皆さんが好きなお店で良いですよ」と言ってくれたのですが、そうは行きません。

以前、ハラル料理(豚肉系を除外して宗教的作法に則て調理してある料理)対応のお店に行った事があったので、そのお店にしようとも思ったのですが、良く考えたら国へ帰った後は普通に食べられる料理なので「日本食」に拘ってお店探しをしました。

クマ 「日本に来て一番美味しいと思った料理って何なの?」

ラフィ― 「そうですねぇ いろいろありましたけど・・・ タコ焼きでしょうか」

クマ 「え? タコ焼きか・・・」

と、言うことでタコ焼きの道具を持ち寄ってタコ焼きパーティーと言う案も出たのですが、何か遠慮して言ってるような気がしたので、他に好きなものが無いか聞き出しました。

N店長 「お寿司なら大丈夫かな?」

ラフィ― 「はい、大丈夫です」

クマ 「え? 前に白魚のどんぶり頼んで魚残してたことあったよね」

ラフィ 「あ・・・あの時は魚だったら大丈夫と思って注文したら生だったのでダメでした」

N店長 「お寿司なんて生魚しかないよ、他に好きなの無いの?」

ラフィ 「思い出しました、天ぷら大好きです」



IMG_2849と、言うことで隣の市にある海鮮料理屋さんに決めて、お腹いっぱい天丼を食べてもらいました。

すみません、天丼の写真撮り忘れましたが、写真は自分が頼んだ、しゃけイクラ丼なのですが、マグロもバッチリ乗って美味しかったです。











IMG_2853お店の方は、海の家みたいな雰囲気なのですが、どの料理も美味しくてラフィ―君も他のスタッフも大満足でした。

天丼の写真じゃなくてスミマセン・・・

お店の方にも良くして頂きましてホント感謝です。











IMG_2854その後は、雨が止んだのでお店の近くにある公園で壮行会の2次会。

コーヒー飲みながら語り合ったりフワフワボールで遊んだり楽しいひと時でした。

明日11日の飛行機で帰国してしまいますが、今時はZOOMもあるので昔のように永遠のお別れみたいな寂しさは無いです。





お父様の家業を長男として引き継ぐとのことで、親族一同から期待されているそうですが、彼は日本でも成功できるくらいの能力がありますので、間違いなく期待に応えてくれることでしょう。

やがて、彼の会社の日本支店が出来た日にはブログで報告させて頂きます


彼のお陰で、自分もスタッフも多くのことを学ぶことができました。

ホント良い出会いだったとご縁に感謝です。





ではまた明日


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古いけど新しい流れ




昨日は会社に出版社の方が来てくれて、諸々の打ち合わせをしました。


0001-1話の内容はそのうち書かせて頂きますが、旬な話題は6月15日に施行された「賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律」関連の話しです。

15日の日経・読売の朝刊に全面広告されたので業界以外の方もご存じかと思いますが、賃貸住宅管理業が法律に基づくものとなり、管理戸数200戸以上を管理する賃貸住宅管理業者は、国土交通大臣への登録が義務づけられ、猶予期間1年の間に登録しなければ無免許で法律違反となります。(大家さんは200戸あっても対象外です)

自分も法律が告示された4月にブログで書かせて頂いておりましたが、ホントこの業界に関わる者としては歴史ある仕事の新しい時代が始まったと言う革命的な出来事なのです。




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で、うちの会社は、任意の登録制だった時代に国土交通省に賃貸管理業登録をしたのですが、こちらは6月15日で廃止なのだそうで、対象(住居系管理戸数200戸以上)となる全ての管理会社さんと同様に1年後の令和4年6月15日までに登録しないと無免許業者となってしまうのです。


617何だか法律が出来る前から結構な手続きをして国土交通省に登録していたのに残念なので、うちの会社が登録していた記念写真を当ブログに残しておきます。

※以前の任意制度時代の登録会社が新制度で登録すると
更新時に数字が大きくなるカッコ内の数字を(2)から開始してくれるオマケがあるみたいです。



そんな感じでうちの会社も登録をやり直す予定ですが、最近は行政機関への申請手続きにGビズと言う認証システムを使うようで、先日登録のために印鑑証明を郵送して手続きを終えた感じです。

一度登録してしまえば様々な手続きに使えるらしいので楽になると思いますが、対面する必要が無い電子申請とかコロナ騒動もあって一気に進んだ感じがしますね。


ちなみに、この登録に必要な人的要件である業務管理者に関しては5月中旬に賃貸不動産経営管理士の移行講習を受講して完了しております。


IMG_1897そんな話を交えながら出版社さんと打ち合わせしたのですが、お土産に発売されたばかりの賃貸住宅管理業法の解説(著者 弁護士 渡辺晋先生)を頂きました。

自分、何度かこの先生の研修に参加したことがあり、大変わかりやすい講義だったと記憶しています。

ありがたく勉強させて頂きます! 






さて、本日も定休日で会社が休みなのですが、トイレとキッチンコンロ交換の見積もり業者さんが来る予定となっています。

何か凄く忙しいようで、昨日17時に来てくれる予定が「前の予定が終わりません」と電話があり、19時に変更。
奥さんに、「コンロ確認するだろうから確認終わってから食事作って」とお願いして待っていたところ、「大雨が降ってて道が混んでるので20時回ってしまうかも」と電話があり、奥さんに伝えたら怒っちゃって日をずらしてもらいました

で、本日が10時から14時の間に伺いますとのこと・・・

ちょっと時間幅がありすぎかと思いますが、きっと大人気な業者さんなのでしょう。

良い見積もりが出ることを期待します。





ではまた明日


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クマの書籍
第2弾発売中!
あやちゃん先生と対談させて頂きました。
株式会社シー・エフ・ネッツ
不動産投資のCFネッツ
Profile
クマ
不動産販売会社で7年間マンション・一戸建販売を経験。
その後、賃貸管理が中心の不動産会社にて10年間クレーム対処担当者として経験を積みました。
平成18年10月16日より株式会社シーエフネッツに転職。
平成18年12月1日〜平成19年5月31日まで株式会社月極倶楽部に勤務してサブリース・マンスリーマンション運営業務を行う。
平成19年6月1日〜8月31日まで。
オーナーズエージェントオペレーションセンターにて全国区でクレーム受付業務を行う。
平成19年9月1日よりシーエフネッツ本店勤務
プロパティマネジメント事業部元マネージャー
平成21年12月1日より埼玉県久喜市シーエフネッツ加盟店ベルデホーム株式会社 統括部長

(保有資格)
全米不動産管理協会認定
CPM(不動産経営管理士)
マンション管理士
公認 不動産コンサルティングマスター
上級相続支援コンサルタント
相続対策専門士
宅地建物取引士
2級FP技能士・AFP
賃貸不動産経営管理士
第四級アマチュア無線技士
第三級陸上特殊無線技士
第二種電気工事士

IREM JAPAN 会員
日本ファイナンシャルプランナーズ協会会員

本名:熊切伸英


取材履歴
(平成20年11月)
フジテレビ カスペ「お客様は王様かよ」に「賃貸クレーム担当者密着」で約17分出演。
(平成21年2月)
テレビ朝日 「スーパーモーニング」に「クレーム担当者密着」で約13分出演
(平成21年4月)
テレビ朝日 「スーパーモーニング」に上下階騒音トラブルのインタビュー出演
(平成21年5月)
テレビ朝日 「スーパーJチャンネル」「薄型テレビ購入者密着取材」で約5分間出演
(平成22年2月)
日本テレビ 「NEWSリアルタイム」「クレーム担当者密着」で約15分間出演

出版関係

平成22年4月から平成23年3月まで「月刊満室経営新聞」連載
平成22年10月「助けてクマさん!賃貸トラブル即応マニュアル」出版
平成23年5月より平成24年5月まで「週刊住宅」連載
平成30年2月「帰ってきた 助けてクマさん!賃貸トラブル即応マニュアル」出版
連絡先
kumakiri324@gmail.com