新しいことを始める。
　　　　↓
普段やらない事をやることになる。
　　　　↓
以前の方が良いと感じる。


そう言う感覚を乗り越えないといけない時期なのでしょう・・・



人気ブログランキング←クリックして頂けると票が入る仕組みです。更新の励みになりますので１日１回よろしくお願い致します！



昨日は、賃貸管理の基幹システムの大幅バージョンアップに関して１回目の操作指導がありました。

システム屋さんが、「営業部門」→「経理部門」→「管理部門」と３部類に分けて１日掛けて新しい仕組みが「どんなものか」を説明してくれました。


IMG_3805自分は管理部門での説明に参加したのですが、想像以上に進化しているもので、全部出来るようになれば大幅に業務効率化が実現できます。

ただ、何と言うかスマホなんかで良く言われている通り、全部の機能を使える訳でも無く、代表的な機能を使って後は使わない的な状態になることが多くあるものです。





自分が今回特に実現したいのが、普段の業務を自動化することです。

例えば電話で入居者さんから受けた不具合対応だとすると

「連絡を受ける」→「出動」→「現地確認」→「修理見積もり」→「請求手続き」→「入金管理」→「報告書作成」→「月次での集計手続き」

と言ったバタバタと対応していた部分を一本化することで自動化したいのです。


今でも２０年以上前から使っている賃貸の基幹システムである程度のことは出来るはずなのですが、正直言って使いにくかったので、当社独自の進化をしてきた感じです。

ブログの記録をたどると平成２１年よりメール共有の仕組みを使うようになったと書いてありますので、１２年前からＧmailの仕組みを利用してデータを共有したり送られて来た内容を元に見積もりを作ったり報告書を作って来た訳です。

正直言って、検索性能抜群のGoogleの仕組みを利用したことで写真も含めた蓄積データの活用がハイレベルに出来ている状態だと自分は思っています。

例えば、「〇〇マンション　漏水」のキーワードで過去の漏水履歴を確認すると該当する内容が瞬時に出てきます。

会社のPCの前にいなくても自宅でも現場でもスマホさえあれば同じことが出来ますので、ホント素晴らしい仕組みだと今でも思っています。

が、流石にメールで情報共有する仕組みだけで見積書の作成や集計業務が自動的に出来る訳ではありませんので、更に仕事の出来る基幹システムの仕組みに頼ってみようと思った訳です。

想像通り、スタッフの感想は「前の仕組みは捨てがたい」で、どっぷり慣れてきたことを変える難しさに直面した状態です。


まぁ　久しぶりの大幅改革ですので反発や不満が出ると思っていますが、来年の今ごろには新しい仕組みに慣れている事でしょう。

効率化できる事務処理の部分を機械に任せた分、人にしか出来ない営業活動や折衝業務に専念するってのが今回の目的なので、会社の成長に繋がったと目に見える日が来ることを期待しています。



さて、本日は午前中にインタビュー取材に対応します。

午後は年末のご挨拶で訪問できるオーナーさんをまわって来る予定です。

ホント早いもので「良いお年を」の時期になっちゃいましたね


ではまた明日


br_banner_tsubame←不動産系ブログの最新更新情報です。
次のブログへはツバメ君をクリック！ 


Google　AdSense