昨日は、会社で使っている賃貸管理の基幹ソフトを新型に切り替えてから初の家賃送金日手続き日でした。
管理物件全てのオーナー様へ管理ソフトを通して送金をかける仕組みなのですが、この業務は賃貸管理業務の根幹部分ですので、間違って違うオーナーさんに振り込んだとか、１桁多かったり少なかったり等々のミスが許されない分野です。
何よりも旧タイプのソフトから新型にアップグレードしたことでの変更点が結構あって、ソフト会社が同じだから大丈夫との想像とは違い、スタッフ一同操作方法やルールの変更等々でストレスが大きい感じになってます。
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自分の方は、去年の秋にＩＴ補助金申請が通ったことで一仕事終えた気分になっていましたが、スタッフの苦労は段違いな状態。
思い切って１月から稼働してみようとチャレンジして諸々間に合わず１月の手続きを断念。
２月３月の繁忙期は厳しいとは言え、旧バージョンと新バージョンの二重打ち込みが大変な状態なので、４月送金から完全稼働と決めて昨日送金準備していたところ、オーナーさんへ送る送金明細書に問題があることを発見。
経理 「これ、前の帳票だと１枚にまとまってたのに新型だと複数枚ですごくわかりにくいの」
クマ 「送金明細がわかりにくいとオーナーさんから問い合わせ殺到するから解説つけるとか？」
経理 「そう言うレベルじゃなくて、１枚で出せるのが２枚とか３枚ってオーナーさんに迷惑だし紙の無駄だし新型にした意味が無いのよね」
当社の場合、送金明細をメール添付のPDFで希望される人が全体の数％程度な感じで、大部分は紙の帳票郵送が必要な感じです。電子化することは、送る方も送られる方もお互いにメリットがあると思っていますが、メール自体使っていない世代の大家さんが多いと、こんな感じになるのでしょう。
クマ 「１枚で済む出力方法が無いか〇〇さん（ソフト会社の担当）に聞いてみてよ」
と、言うことでソフト会社の担当さんに連絡したのですが、ずっと話し中・・・
経理 「もうこのままだと月曜日の振込指示が出来ない時間になるから銀行送金手続きだけしちゃっていい？」
クマ 「そうだね・・・ お金は絶対に遅れないようにしないとダメだから送金指示かけちゃって」
その後、１時間待っても担当さんから連絡がありませんでした。
恐らくですが、うちの会社みたくＩＴ補助金使ってソフトを新しくした会社が多くあって同じような内容で問い合わせが多いのかと想像していますが、実にスリルのある対応です。
結局、切り替えの時期特有の現象らしくて旧バージョンと同じ帳票がすぐに作れないとわかり、二重入力している旧バージョンのソフトから帳票を出して乗り切りました。
毎月の送金業務に滞りが出ると、オーナーさんのローン支払いに影響が出ることもありますし、何よりも約束を守らない会社と思われてしまいます。
ギリギリまで新型への切り替えにチャレンジしながら臨機応変に滞りなく送金を終えたスタッフのみなさんに感謝です。
話しが変わりますが、昨日は自分が乗っている社用車の定期点検日で行きつけの車屋さんに行ってきました。
点検の待ち時間に、２月に契約して納車予定の車をセットアップしている最中とのことで見せてもらいました。
クマ 「ナンバーって車屋さんで付けるんだ」営業 「そう、工場で付けてる訳じゃないからね」
クマ 「なるほど・・・ 考えたこと無かったかも」
営業 「オプション系は結構な部分販売店で付けてますからね」
なにやら、オプション系の結構な作業も当社の営業担当さんが作業しているそうです。
元整備士の営業さんだから出来るのか、他の販売店さんでも普通なのか知りませんが、口だけでなく技術も持った営業さんは信用できます。
今晩納車してくれるとのことで楽しみです。
ではまた明日
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クマさま。おはようございます。
やはりまだ紙が必要なところが多数ありますよね。うちもコロナ禍で在宅勤務奨励になってからは、ペーパーレスや押印不要が進んでいますが、まだまだ紙も使っています。
会社で何かが変わる時はかなりストレスです。それでも慣れたら普通になるのですが。今度は社員、パート全員にアルコールチェックが義務化されるようで、その対応でバタバタしています。
今晩が納車なのですね。月曜の下道での東松山は新しい社用車で行くのでしょうか？
結構時間がかかりそうですね…。
明日は夏日になるようです！
明日もお仕事頑張って下さい(*^^*)